Jak na efektivní time management

“Není pravda, že máme málo času, pravdou ale je, že ho hodně promarníme."

Tato slova, která před staletími pronesl římský filozof Seneca, jsou dnes aktuálnější než kdy jindy. Ve světě neustálého zrychlení a narůstajících požadavků na náš čas se zdá být efektivní řízení času klíčové nejen pro naši profesní úspěšnost, ale i osobní pohodu.

1. Stanovte a uspořádejte si své cíle

Vaše cíle musí být v první řadě realistické. Nechci vás odvádět od velkých snů a cílů. To v žádném případě. Jen se zamyslete, zda jsou proveditelné, dosažitelné a měřitelné. Stanovte priority úkolů na základě jejich důležitosti a naléhavosti. 

Svůj den začněte s to-do listem. Sepište si všechny své úkoly a rozdělte je do kategorií jako “Budování kariéry”, “Péče o klienty”, “Osobní rozvoj”, “Nutná administrativa” a “Soukromí”. Vybudujte si svůj systém, který vám bude nejlépe vyhovovat. Jedním z běžně používaných nástrojů je označení úkolů podle důležitosti písmeny A, B, C. Nebo dle barev: 

• červená pro velmi naléhavé a důležité (proveďte tyto úkoly ihned), 

• žlutá pro důležité, ale ne naléhavé (rozhodněte, kdy tyto úkoly provést), 

• modrá pro naléhavé, ale důležité (tyto úkoly nejlépe delegujte), 

• bílá pro ty úkoly, které nejsou naléhavé a ani nejsou důležité (odložte je stranou, abyste je udělali později).

Doporučuji si také před odchodem z práce projít plán na další den, abyste nebyli překvapeni časovou zátěží následující ráno.

2. Efektivní komunikace

Efektivní komunikace je základním stavebním kamenem pro fungující time management a nezbytnou dovedností pro každého manažera. Umění předávat informace jasně a stručně, zvládat konflikty s diplomacií, efektivně vést porady, umět delegovat úkoly správným lidem a schopnost odmítnout požadavky, které by mohly vést k narušení plánovaných priorit, jsou velmi důležité pro udržení produktivity a harmonie v týmu.

3. Paretovo pravidlo

Při plánování svých krátkodobých a dlouhodobých cílů mějte na paměti i známé Paretovo pravidlo, které vyzývá k tomu, abychom se nesnažili zvládnout vše, ale zaměřili se na užší segment určitých úkolů. Dle Paretova pravidla nám našich 20 % aktivit přináší 80 % výsledků. Důležité je si také uvědomit, že 20 % zákazníků generuje 80 % našeho zisku, zatímco 80 % zákazníků generuje zbývajících 20 % zisku.  Z toho vyplývá, že existuje “elitní” dvacetiprocentní vrstva zákazníků, ke kterým se musíme chovat v mnohonásobně větší odpovědnosti, protože právě oni nám zaručují prosperitu. Paretovo pravidlo platí ve všech oblastech našeho života, ať už jde o pracovní, či rodinné záležitosti, sport nebo odpočinek.

4. Prokrastinace

Prokrastinace, neboli tendence odkládat úkoly, může vést k stresu a poklesu produktivity. Překonání tohoto chorobného odkládání vyžaduje pochopení příčin a zavedení efektivních pracovních strategií. Techniky zahrnují rozdělení úkolů na menší části, nastavení realistických cílů, a vytvoření prostředí s minimálními rozptýleními. Je důležité také plánovat čas na odpočinek, což pomáhá udržovat motivaci. Efektivní time management neznamená pracovat non-stop. Je důležité plánovat si pravidelné pauzy a vyhradit si čas na relaxaci a regeneraci. To vám pomůže udržet vysokou úroveň energie a koncentrace.

5 rychlých rad na závěr: 

1) Smiřte se s tím, že nikdy nebudete mít hotovo.

Když se budete snažit udělat vše, vyčerpáte se, vaše výkonnost klesne a vám se zase nahromadí nedokončená práce.

2) Naplánujte si nepřerušovaný čas na práci.

Nemusí to být každý den, ale naplánujte si nejméně 2 hodiny nepřerušované práce. Dopředu s tím takto počítejte a tento čas braňte před požadavky ostatních.

3) Řekněte svému týmu, jak pozná, že se teď soustředíte na práci a nemá vás rušit.

Může to být blokace v kalendáři, sluchátka v uších nebo třeba nějaký předmět na stole, který vše kolegy upozorní na to, že vás nemají rušit. 

4) Rychlovky do 5 minut neodkládejte a udělejte je hned.

Ve výsledku vám zabere více času si je napsat na seznam, znovu přečíst, promyslet a pak teprve udělat.

5) Delegujte.

Každý úkol, který může udělat váš podřízený, okamžitě delegujte. I když je to pro vás odpočinková činnost nebo činnost, která vás baví.